Ab dem 01.01.2017 gelten die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (kurz GoDB).
Das heißt: Jedes Unternehmen, das digitalen Geschäftsverkehr durchführt, muss seine ein- und ausgehenden E-Mails revisionssicher Archivieren.
Der E-Mail-Verkehr muss also nicht nur gesichert werden, sondern der Gesetzgeber verlangt ein Archivsystem, das eine technische Unveränderbarkeit liefert. Da es nicht immer einfach zu beurteilen ist, ob eine E-Mail steuerrelevante Daten enthält, archiviert man in der Regel den gesamten E-Mail-Verkehr (Werbung, Spam, Privat).

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